Mitarbeiter, die sich selbst zu Abteilungsleitern machen; Aussendienstler, die zu viele Karten bestellen; falsche Adressen, falsche Logos oder einfach Tippfehler  … Ja – all das kommt vor, wenn in einem Unternehmen dezentral Visitenkarten online bestellt werden. Doch viel, viel seltener, als manche Einkäufer befürchten. Übertrieben komplizierte, mehrstufige Genehmigungsworkflows sind daher den Aufwand nicht wert. Der bessere Weg: Fehler durch clevere Bestellsysteme ausschließen und die Freigabe auf maximal zwei Stufen beschränken.

 

Die Online-Bestellung von Visitenkarten erleichtert Einkäufern das Leben – vor allem, wenn das sogenannte Self-Procurement zum Einsatz kommt. Dabei loggt sich jeder Mitarbeiter, der Visitenkarten braucht, in den internen oder externen Visitenkartenshop ein, gibt seine persönlichen Daten ein und und sieht sofort, was gedruckt wird. Das Hin und Her mit der Druckerei entfällt komplett, die Einkaufsabteilung kann sich um wichtigere Dinge kümmern.

Studien belegen, dass damit bis zu 90% an interner Arbeitszeit für die Beschaffung von Visitenkarten gespart wird. Doch in die Freude über die neue Effizienz mischt sich bei vielen Einkäufern sehr rasch auch Skepsis: Was ist, wenn die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Selbstbedienungssystem falsch einsetzen oder absichtlich missbrauchen? prinux kennt diese Bedenken aus zahllosen Kundengesprächen. In Anfragen tauchen daher nicht selten hohe Anforderungen an den Freigabeprozess auf – und meistens geht es um diese fünf Fragen:

1. Stimmen Name, E-Mail und persönliche Telefonnummern auf der Visitenkarte?

Zunächst soll normalerweise der Bedarfsträger seinen Segen geben – also jene Person, deren Name auf den Visitenkarte steht. Das ist durchaus sinnvoll, falls jemand für einen Kollegen Karten bestellt. Schließlich entdeckt der spätere „Eigentümer“ der Visitenkarten Fehler im eigenen Namen oder der eigenen E-Mail-Adresse am sichersten. Wenn wirklich jeder Bedarfsträger seine eigenen Karten bestellt, ist dieser erste Schritt natürlich nicht nötig.

2. Sind alle Firmendaten korrekt – auf Punkt und Beistrich?

Gerade in Unternehmen mit vielen Gesellschaften, Niederlassungen und Standorten können sich bei den Adressen auf Visitenkarten schnell Fehler einschleichen, die ein einzelner Besteller leicht übersieht. Daher kann es hilfreich sein, wenn die Visitenkartenentwürfe vor der Bestellung von einem zweiten Mitarbeiter, der den Überblick hat, freigegeben werden.

3. Macht sich vielleicht jemand wichtiger als er darf?

Oft möchte auch die Human Resources-Abteilung noch einen Blick auf die Visitenkarten-Bestellungen werfen: Hier wird zum Beispiel geprüft, ob die Jobtitles auf der Visitenkarte korrekt sind – oder ob sich vielleicht jemand wichtiger macht, als er in der Unternehmenshierarchie tatsächlich ist. Auch der Gedanke an selbsterfundene, blumige Phantasietitel kommt hier gelegentlich auf.

4. Braucht er oder sie jetzt wirklich neue Karten – und so viele?

Der nächste Genehmiger könnte dann der Einkäufer sein. Er überwacht, dass niemand zu viele oder zu oft Visitenkarten bestellt und die Drucksachenbudgets nicht überstrapaziert werden.

5. Ist das Ganze auch CD-konform?

Gibt es hausinterne Grafiker, prüfen schließlich auch diese noch die Karten, bevor sie endgültig bestellt werden. Ist alles Corporate-Design-konform? Sind die Telefonnummern korrekt gruppiert? Wird für den jeweiligen Standort das korrekte Logo verwendet?

Diese fünf Stufen sind nur einige Beispiele. Besonders vorsichtigen Unternehmen fallen noch eine ganze Reihe weiterer Gefahren ein, die mit Self-Procurement von Visitenkarten verbunden sein könnten und durch eine Freigabestufe einzudämmen sind.

Genehmigungsorgie frisst Zeit und Geld

Und schon braucht es fünf oder mehr Personen, die ihren Segen für eine Online-Bestellung eines einzigen Visitenkarten-Päckchens geben müssen. Selbst wenn der Auftrag von allen durchgewinkt wird, kann das gleich ein paar Tage Zeit fressen. Legt dann auch nur einer der Kontrolleure ein Veto ein, verzögert sich die Lieferung noch mehr, und im schlimmsten Fall geht es mit dem ganzen Bestellprozess von vorne los. Mit Effizizent hat das Ganze nichts mehr zu tun, auch wenn die technisch ausgefeilteste digitale Procurementlösung zum Einsatz kommt.

Prozesse überdenken statt nur digitalisieren

Doch wie entstehen diese komplizierten Genehmigungsabläufe? Oft tappt man in eine typische Digitalisierungsfalle: Die bisherigen Prozesse werden einfach digitalisiert, ohne vorher zu prüfen, ob man sie nicht drastisch vereinfachen könnte.
Denn was bei einem manuellen Prozess durchaus sinnvoll sein kann, kann bei einer guten, hochautomatisierten Visitenkartenlösung für Unternehmen komplett obsolet werden.

Nehmen wir nochmals die obenstehenden fünf Fragen als Beispiele:

1. Namen & Co:

Tippfehler bei Namen können beispielsweise durch Anbindungen an Personaldatenbanken oder interne Procurementsysteme (SAP & Co) ausgeschlossen werden, Algorithmen sorgen für die automatische Erstellung der korrekten E-Mail-Adresse – inklusive Umlaufkonvertierung und ähnlicher Finessen.

2. Firmendaten:

Allgemeine Firmen- und Standortdaten dürfen in einem E-Procurementsystem für Visitenkarten natürlich nicht frei editierbar sein, sondern sollten entweder automatisch vorgegeben werden (etwa basierend auf dem Login) oder aus Menüs auszuwählen sein.

3. Jobtitel:

Um kreative Funktionsbezeichnungen zu vermeiden, können fixe Listen aller im Unternehmen zugelassenen Funktionen hinterlegt werden – bei Bedarf auch inklusive Übersetzungen in verschiedene Sprachen.

4. Budgetüberwachung:

Statt jede einzelne Bestellung mit dem Budget abzugleichen, reicht oft eine detaillierte, monatliche Übersicht, da die Gesamtausgaben mit Visitenkarten in der Regel keine astronomischen Höhen erreichen.

5. Corporate-Design-Konformität:

Ein clever programmiertes Visitenkartentemplate weiß selbst, was (typo)grafisch erlaubt ist und was nicht. Layoutregeln wählen beispielsweise automatisch das korrekte Logo, formatieren Telefonnummern, unterdrücken Leerzeilen oder wissen, wie sie mit überlangen E-Mail-Adressen gehen sollen.

 

Sie sehen: Sehr viele Kontrollschritte sind durch intelligente Web-to-Print-Systeme, die für Unternehmensvisitenkarten optimiert sind, gar nicht mehr nötig – oder sie lassen sich stark beschleunigen, weil viele Fehler von vornherein ausgeschlossen werden.

In der Praxis reichen daher ein bis zwei Freigabeschritte völlig aus. Welche das sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr verschieden. Jedenfalls geht es bei Visitenkartenbestellungen nicht um Leben oder Tod, sondern nur um jeweils eine Handvoll Euro. Ein nachträgliche Hinweis an einen Mitarbeiter, der vielleicht doch einmal etwas falsch gemacht hat, ist allemal effizienter als ein zeitraubender Kontrollwahn.

Auch ein großer prinux-Kunde, die Sparkassen Versicherung, setzt auf Vertrauen statt Kontrolle – mit überzeugendem Erfolg: „In zehn Jahren hatten wir vielleicht drei schwarze Schafe. In solchen Fällen gibt es dann einen Hinweis und die Karten werden entsorgt – das ist ja kein großer Schaden. Dagegen ist der Aufwand, den wir durch die schlankeren Abläufe sparen, enorm.“

 

Suchen Sie eine Online-Procurement-Lösung für Visitenkarten? Ob mit oder ohne Freigabeworkflow – prinux hat da was für Sie. Lassen Sie sich unverbindlich beraten (Tel. 0800 100 2280) oder fordern Sie die detaillierte Dokumentation im PDF-Format an:

 

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