Dass das Bestellen von Visitenkarten viel Zeit und Mühe kosten kann, ist nichts Neues. Doch wie viel ist „viel“ – und was bedeutet das in Euro ausgedrückt? prinux ließ dazu 100 Unternehmen befragen und macht die Prozesskosten mit einem kleinen Online-Rechner transparent.

 

Visitenkarten sparen viel Zeit, wenn man sie verwendet: Nichts geht schneller als dem Gesprächspartner ein Kärtchen zu überreichen. Nicht zuletzt deshalb haben sich elektronische Ansätze, wie zum Beispiel das Übertragen von Kontaktdaten von Handy zu Handy, nie wirklich durchgesetzt.

Druckkosten sind längst nicht alles

Weniger schnell geht es allerdings, bis neue Visitenkarten auf dem Schreibtisch eines Mitarbeiters liegen. Der Zeitaufwand für die Visitenkartenbeschaffung in Unternehmen steht manchmal in keinem Verhältnis zu den reinen Druckkosten.

In einer Studie, durchgeführt im Jahr 2015 von FOCUS Institut – Marketing Research Ges.m.b.H., fühlte prinux 100 mittleren und großen Unternehmen genauer auf den Zahn. Das Ergebnis: In mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen werden pro Visitenkartenset 20 Minuten aufgewendet. Klingt im ersten Moment fast unglaublich – ist aber nachvollziehbar:

Der einzelne Mitarbeiter kümmert sich zwar im Median nur ca. 5 Minuten um seine Kärtchen – oft genügt ja ein Einzeiler an das Sekretariat „Brauche wieder neue Visitenkarten“ und ein Zuruf quer durchs Großraumbüro. Andererseits wird oft mit viel Hingabe eine Änderung auf die alte Karte gekritzelt, diese eingescannt und weitergemailt.

Doch richtig mühsam wird es, wenn die Bedarfmeldung intern weiterbearbeitet wird, z. B. im Einkauf oder in einem Sekretariat: Wenn kein effizientes Web-to-print-System zur Verfügung steht, sind viele Einzelschritte nötig, die sich insgesamt, so die Studie, zu durchschnittlich 15 Minuten pro Visitenkartensorte addieren:

Die Bedarfsmeldungen werden händisch gesammelt – oft so lange, bis eine bestimmte Anzahl an Bestellungen zusammengekommen ist. Dann werden alle Informationen – sowohl die Inhalte der Visitenkarten als auch die Rechnungs- und Lieferadressen – an den Hersteller geschickt. Meistens passiert das per manuell verfasster E-Mail an den Grafiker oder eine Druckerei. Retour kommt einige Zeit später ein Mail mit PDFs zur Korrektur, die intern zur Freigabe weiter gemailt werden – z. B. an den späteren Empfänger der Visitenkarten, oder auch an den jeweiligen Vorgesetzten. Und wenn dann ein Fehler entdeckt wird, geht das Ganze nochmals von vorne los …  (Infografik zum Thema: Die prinux-Visitenkartenstudie auf einen Blick)

10 Euro Arbeitszeitkosten – und noch mehr Opportunitätskosten

Wer sich all diese Schritte vor Augen führt, wundert sich über die 20 Minuten Aufwand nicht mehr. Selbst bei nur 30 Euro Arbeitgeberkosten pro Stunde (das entspricht in Deutschland Österreich – sehr vereinfacht – etwa einem Nettojahresbruttolohn von ca. 42.000 Euro) müssen also 10 Euro nur für interne Aufwände addiert werden, wenn man die wahren Kosten von Visitenkarten ermittelt. Dazu kommen noch anteilige Kosten für Miete, Arbeitsplatzausstattung und Weiterbildung.

Noch krasser wird es, wenn man als Unternehmer nicht nur die reinen Arbeitskosten ansetzt, sondern die Opportunitätskosten: Denn eine guter Mitarbeiter, z. B. im Einkauf oder im Marketing, erwirtschaftet  in 20 Minuten für das Unternehmen  (hoffentlich) ein Vielfaches von 10 Euro.

Web-to-print für Visitenkarten spart bis zu 90 % Arbeitszeit

Es lohnt sich also, bei Visitenkarten nicht nur auf die Druckkosten zu achten, sondern auf den gesamten Prozess.

Ein gut aufgesetztes Web-to-print-System kann die meisten Vorgänge automatisieren oder stark beschleunigen. Jeder Mitarbeiter loggt sich selbst in das System ein, trägt seine Daten ein, kontrolliert den Korrekturabzug am Bildschirm – fertig. Bei größeren Unternehmen wird die Automatisierung durch eine Einbindung in das Procurementsystem – Stichwort: OCI 5.0 – noch weiter vorangetrieben. 2 statt 20 Minuten Zeitaufwand pro Name sind durchaus realistisch.
Mit diesem einfachen Rechner können Sie selbst abschätzen, wie viel Ihre Visitenkarten wirklich kosten:

 

Interne Prozesskosten für Visitenkartenbeschaffung:

(Voreingetragen sind typische Werte pro Kartenset, basierend auf Bestellgrößen von ca. 3 bis 5 Sets pro Auftrag)

 

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