Manchmal ist es eine einzige Person, manchmal jede/r Mitarbeiter/in im Unternehmen: Wie Visitenkarten beschafft werden, ist von Firma zu Firma sehr unterschiedlich organisiert. Der Trend geht, nicht zuletzt dank praktischer Online-Tool, in Richtung Dezentralisierung. Aber entscheiden Sie selbst – der folgende Artikel zeigt die Vor- und Nachteile der verschiedenen Zuständigkeiten.

Variante 1: Jede Visitenkarte wird zentral bestellt

Vor allem in kleineren Unternehmen liegt die Beschaffung von Visitenkarten in der Hand einer einzigen, zentralen Stelle – z. B. bei einem Sekretariat oder beim Einkauf. Je größer das Unternehmen, desto unpraktischer ist diese Variante. Dennoch gibt auch in Großkonzernen noch Abläufe, bei denen eine Person oder gar eine Abteilung nur damit beschäftigt ist, Standard-Drucksachen zu beschaffen – oft mit Prozessen, die 20 oder 30 Jahre lang nicht geändert wurden. Online-Visitenkarten-Bestellsysteme machen diese Variante aber immer mehr zum Auslaufmodell.

 

Vorteile

  • Zentrale Kostenkontrolle
  • Kostenvorteile durch unternehmens/konzernweiten Einkauf
  • Gesicherte Einhaltung von Corporate-Design-Regeln
  • Schnelle Bestellung durch geübte/n Mitarbeiter/in (falls Online-Tool vorhanden)

Nachteile  

  • Hoher Personalaufwand in der zentralen Stelle
  • Hoher interner Kommunikationsbedarf für Bedarfsmeldung und Freigabe. Wenn jeder Mitarbeiter persönlich beim Einkäufer vorbeischaut, um Karten zu bestellen bzw. freizugeben, ist das ebenso ineffizient wie ein ungeordneter E-Mailverkehr oder gar eine Zettelwirtschaft mit Bestellformularen oder ähnlichem.
  • Belastung des Einkaufs mit vergleichsweise unwichtigen Kleinbestellungen
  • Verzögerungen bei Urlaub oder Krankheit des/der Zuständigen

 

Variante 2:  Jede Niederlassung oder Abteilung bestellt selbst

Schon für Unternehmen ab ca. 20 Mitarbeiter/inn/en mit Visitenkartenbedarf ist eine dezentralere Lösung sinnvoll: So kann beispielsweise eine Person pro Abteilung oder Niederlassung für die Visitenkartenbestellung zuständig sein – vorausgesetzt, es gibt ein Online-Bestellsystem, das auch die Einhaltung der Corporate-Design-Regeln garantiert sowie interne Kontroll- und Freigabeprozesse unterstützt. Das heißt: Es werden natürlich alle Visitenkarten eines Unternehmens vom gleichen Anbieter produziert, sodass trotz lokaler Besteller kein Wildwuchs an Designs, Qualitäten und Lieferanten entsteht.

Vorteile

  • Kurze Wege für Bedarfsmeldung und Freigabe
  • Schnelle Bestellung durch geübte/n Mitarbeiter über Online-Tool
  • Gesicherte Einhaltung von Corporate-Design-Regeln
  • Kostenvorteile durch unternehmens/konzernweiten Einkauf
  • Optional zusätzlich zentrale Freigabe über Online-Tool

Nachteile

  • Zentrale Kostenkontrolle eventuell erst im Nachhinein
  • Verzögerungen bei Urlaub oder Krankheit des/der Zuständigen

Variante 3: Jede/r bestellt ihre/seine eigenen Visitenkarten

Steht ein sehr einfach zu bedienendes Online-Bestellsystem für Visitenkarten zur Verfügung, ist eine komplett dezentrale Beschaffungslösung möglich. Dabei kann sich jede/r Mitarbeiter/in, die/der Visitenkarten benötigt, selbst in einloggen und die eigenen Karten bestellen. Das Bestellsystem muss dabei sicherstellen, dass der Benutzer möglichst keine Fehler machen kann. So sollten nur die jeweils passenden Vorlagen zur Verfügung stehen und die nötigen Eingaben möglichst auf ein paar Drop-Down-Menüs sowie die ganz persönlichen Daten reduziert werden.

Vorteile

  • Keine Bedarfsmeldungen mehr nötig – statt dessen wird (meist in der gleichen Zeit) gleich die Bestellung erledigt
  • Sofortiger, verbindlicher Korrekturabzug am Bildschirm, kein Korrekturlauf mit Bedarfsträger nötig
  • Entlastung zentraler Dienste im Unternehmen
  • Keine Verzögerungen mehr durch Abwesenheit oder Überlastung im Einkauf, Sekretariat usw.
  • Gesicherte Einhaltung von Corporate-Design-Regeln
  • Kostenvorteile durch unternehmens/konzernweiten Einkauf
  • Optional zusätzlich zentrale Freigabe über Online-Tool

Nachteile

  • Zentrale Kostenkontrolle eventuell erst im Nachhinein

 

Fazit: Nehmen Sie sich ein wenig Zeit, die bestehenden Abläufe in Ihrer Organisation zu hinterfragen und überlegen Sie, ob sich eine Dezentralisierung Ihrer Visitenkartenbeschaffung lohnt. Dank spezialisierter Online-Lösungen (wie z. B. das Self-Procurement-Portal von prinux) gibt es nur noch sehr wenige Gründe, die dagegen sprechen.

Visitenkarten in Selbstbedienung – so funktioniert's

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