Ob über eine einzige Stelle, komplett dezentral oder irgendwas dazwischen: Visitenkarten in Unternehmen werden auf verschiedenste Arten bestellt . Der Trend geht in Richtung Dezentralisierung – nicht zuletzt dank praktischer Online-Tools. Doch entscheiden Sie selbst – der folgende Artikel zeigt die Vor- und Nachteile der verschiedenen Zuständigkeiten auf

Variante 1: Alles läuft über eine zentrale Stelle

Vor allem in kleineren und mittleren Unternehmen liegt die Beschaffung von Visitenkarten in der Hand einer einzigen, zentralen Stelle – z. B. beim Einkauf. Je größer das Unternehmen, desto unpraktischer und aufwändiger ist diese Variante. In manchen Konzernen gibt es trotzdem noch manchmal Mitarbeiter/innen, die nichts anderes tun als Geschäftsdrucksachen zu beschaffen, oft mit Abläufen, die sich 20 oder 30 Jahre nicht geändert haben.  Je besser die Online-Visitenkarten-Tools werden, desto seltener findet man diese zentralisierte Beschaffungsmethode.

Vorteile

  • Einfache Kosten- und Terminkontrolle
  • Gesicherte Einhaltung von Corporate-Design-Regeln
  • Schnelle Bestellung durch geübte/n Mitarbeiter/in (falls Online-Tool vorhanden)

Nachteile  

  • Hoher interner Kommunikationsbedarf für Bedarfsmeldung und Freigabe. Wenn jeder Mitarbeiter persönlich beim Einkäufer vorbeischaut, um Karten zu bestellen bzw. freizugeben, ist das ebenso ineffizient wie ein ungeordneter E-Mailverkehr oder gar eine Zettelwirtschaft mit Bestellformularen oder ähnlichem.
  • Belastung des Einkaufs mit vergleichweise unwichtigen Kleinbestellungen
  • Verzögerungen bei Urlaub oder Krankheit des/der Zuständigen

 

Variante 2: Die Bestellung erfolgt halbzentral pro Niederlassung, Bereich oder Abteilung

Schon für Unternehmen bzw. Organisationseinheiten ab ca. 20 Mitarbeiter/inn/en mit Visitenkartenbedarf ist eine dezentralere Lösung sinnvoll: So kann beispielsweise eine Person pro Abteilung oder Niederlassung für die Visitenkartenbestellung zuständig sein – vorausgesetzt, es gibt ein Online-Bestellsystem, das auch die Einhaltung der Corporate-Design-Regeln garantiert sowie interne Kontroll- und Freigabeprozesse unterstützt.

Vorteile

  • Kurze Wege für Bedarfsmeldung und Freigabe
  • Schnelle Bestellung durch geübte/n Mitarbeiter über Online-Tool
  • Gesicherte Einhaltung von Corporate-Design-Regeln
  • Optional zusätzlich zentrale Freigabe über Online-Tool

Nachteile

  • Zentrale Kostenkontrolle eventuell erst im Nachhinein
  • Verzögerungen bei Urlaub oder Krankheit des/der Zuständigen

Variante 3: Self Procurement  – jeder bestellt seine eigenen Visitenkarten

Steht ein sehr einfach zu bedienendes Online-Bestellsystem für Visitenkarten zur Verfügung, ist eine komplett dezentrale Beschaffungslösung möglich. Dabei kann sich jede/r Mitarbeiter/in, die/der Visitenkarten benötigt, selbst in einloggen und die eigenen Karten bestellen. Das Bestellsystem muss dabei sicherstellen, dass der Benutzer möglichst keine Fehler machen kann. So sollten nur die jeweils passenden Vorlagen zur Verfügung stehen und die nötigen Eingaben möglichst auf ein paar Drop-Down-Menüs sowie die ganz persönlichen Daten reduziert werden.

Vorteile

  • Keine Bedarfsmeldungen mehr nötig – statt dessen wird (meist in der gleichen Zeit) gleich die Bestellung erledigt
  • Sofortiger, verbindlicher Korrekturabzug am Bildschirm, kein Korrekturlauf mit Bedarfsträger nötig
  • Entlastung zentraler Dienste im Unternehmen
  • Keine Verzögerungen mehr durch Abwesenheit oder Überlastung im Einkauf, Sekretariat usw.
  • Gesicherte Einhaltung von Corporate-Design-Regeln
  • Optional zusätzlich zentrale Freigabe über Online-Tool

Nachteile

  • Zentrale Kostenkontrolle eventuell erst im Nachhinein

 

Fazit: Hinter