Visitenkarten bestellen?
Das kann jetzt jeder Mitarbeiter selbst!

 

Einkäufer haben Wichtigeres zu tun als Visitenkarten zu bestellen. Das kann in Zukunft jeder Mitarbeiter selbst erledigen. Schnell und einfach – und trotzdem bei voller Kontrolle durch den Einkauf. Mit dem neuen prinux-Visitenkartenportal.

 

 

Das Problem

Visitenkarten bestellen ist mühsam, zeitraubend und teuer

Bis neue Visitenkarten auf dem Schreibtisch einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters landen, ist es oft ein langer Weg – und der Einkauf ist mit jeder Menge Kleinkram beschäftigt:

Mehr oder weniger bürokratisch wird der Bedarf gemeldet bzw. ermittelt und geprüft, die Bestellungen werden gesammelt und an den Lieferanten weitergeleitet. Die Korrekturabzüge müssen wiederum intern verteilt, kontrolliert und freigegeben werden, ebenso die dazugehörigen Rechnungen.

Berechnet man all die Arbeitszeit, die dafür aufgewendet wird, kostet der Bestellprozess oft mehr als die Ware, also z. B. ein Paket mit 100 Visitenkarten, selbst.

Die Lösung

Das prinux Portal vereinfacht den Prozess radikal

prinux, der Spezialist für Visitenkarten mit mehr als 1.400 Firmenkunden in ganz Europa, kennt diese Probleme – und löst sie mit dem prinux-portal für Unternehmen, das die Beschaffung radikal vereinfacht.

Somit erhalten Sie bei prinux alles aus einer Hand: Das Bestellportal, die Einrichtung, die laufende Wartung Ihrer Vorlagen und natürlich die gedruckten Visitenkarten selbst – schnell und zuverlässig geliefert in ganz Europa.

Die Idee

Jeder bestellt seine Visitenkarten selbst

In der Zeit, in der ein Mitarbeiter den Bedarf für neue Visitenkarten gemeldet hat, kann er sie auch ganz einfach online selbst bestellen – diese Überlegung steckt hinter Self-Procurement, wie sie das prinux Portal bietet.

Ein durchdachtes, sicheres und vor allem einfaches System sorgt dafür, dass die Selbstbedienung ohne Einschulung funktioniert und jede Bestellung in wenigen Minuten erledigt ist – inklusive Korrekturabzug und Freigabe.

Der Online-Katalog

Alle Vorlagen werden zentral bereitgestellt – immer aktuell und CD-konform

Ein zentrales Element des prinux Portals ist der Online-Katalog: Hier werden alle Druckvorlagen, die für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens verfügbar sein sollen, zentral bereitgestellt – je nach Bedarf nur eine einzelne Visitenkartenvorlage, verschiedene Varianten oder auch weitere Geschäftsdrucksachen wie z. B. Briefpapier, Kuverts, Notizblöcke und Grußkarten.

Katalog

Der prinux-Katalog, individuell für Ihr Unternehmen: Hier sind alle laufend benötigten Geschäftsdrucksachen hinterlegt.

Das Einrichten der Vorlagen erledigt prinux: Sie liefern nur einmalig eine PDF-Datei oder offene Daten (z. B. Adobe InDesign).

Der Besteller kann dann online Texte ändern, z. B. den Namen auf einer Visitenkarte. Das Layout passt sich, wo notwendig, nach fixen Regeln der Textmenge an, bleibt im übrigen aber immer gleich – so ist garantiert, dass Ihr Corporate Design immer und überall strikt eingehalten wird.

Wird das Corporate Design geändert, sind die neuen Vorlagen sofort unternehmensweit verfügbar.

Der Roll-out

Eine E-Mail an alle genügt – oder ein Link in Ihrem Intranet

Ist der Online-Katalog eingerichtet, kann’s schon losgehen: Beliebig viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Ihres Hauses können nun Visitenkarten selbst bestellen.

Der Roll-out ist denkbar einfach – egal, ob für 20 oder 20.000 Mitarbeiter. Eine E-Mail oder ein Intranet-Eintrag mit dem Link zum prinux Portal genügen. Denn für eine Bestellung ist keine Registrierung nötig, sondern nur eine gültige Firmen-E-Mail-Adresse.

Das Prinzip ist simpel: Der Besteller geht auf das Portal, gibt seine E-Mail-Adresse ein und erhält ein Einmal-Passwort an seine E-Mail-Adresse gesendet.

Willkommen

Über Einmal-Passwörter können sich die Benutzer in das Portal einloggen.

Die aufwändige Pflege einer Benutzerdatenbank oder Anbindungen an Drittsysteme sind nicht nötig, und sobald eine E-Mail-Adresse deaktiviert ist (z. B. bei ausgeschiedenen Mitarbeitern), ist auch keine Bestellung mehr möglich.

Die Bestellung

So schnell und einfach ging’s noch nie

Die Bestellung selbst ist mit wenigen Mausklicks und Eingaben erledigt: Vorlage auswählen, variable Daten eingeben (z. B. Name eintippen und Standort aus einem Menü auswählen), Stückzahl wählen, fertig! Noch komfortabler – weil ohne Daten-Neueingabe – geht das Nachbestellen bereits einmal gedruckter Karten.

Die Benutzeroberfläche ist in Deutsch, Englisch und auf Anfrage auch in anderen Sprachen verfügbar. Das System unterstützt fixe oder variable Liefer- und Rechnungsadressen. Somit eignet sich das prinux Portal auch bestens für international tätige Unternehmen mit vielen Standorten.

Der Korrekturabzug

Die Online-Preview zeigt exakt, was gedruckt wird

Ob alles passt, kann der Besteller gleich selbst überprüfen: Die Online-Preview zeigt innerhalb von Sekunden ein Abbild der Visitenkarte – genau so, wie es gedruckt wird. Eventuelle Tippfehler können damit schnell erkannt und sofort ausgebessert werden. Das bisher oft übliche Hin- und Hersenden von E-Mails und PDFs zwischen Besteller und Druckerei entfällt komplett.

Eingabe

Die Vorschau wird in Bruchteilen von Sekunden aus den echten Druckdaten erstellt.

Die Kontrolle

Sie bestimmen, ob und von wem die Bestellungen freizugeben sind

Bei aller Freude über den vereinfachten Bestellprozess soll natürlich vermieden werden, dass in einem Unternehmen nach Lust und Laune Visitenkarten bestellt werden. Das System der Einmal-Passwörter stellt daher zunächst einmal sicher, dass nur Inhaber einer gültigen Firmen-E-Adresse überhaupt bestellen können.

Optional gibt es außerdem einen Genehmigungswokflow, bei dem etwa der Einkäufer oder der Vorgesetzte die Bestellung freizugeben hat.

Auch dieser Prozess ist denkbar einfach gestaltet: Der Genehmiger erhält eine E-Mail-Benachrichtigung und entscheidet per Mausklick über Freigabe oder Ablehnung. Wird die Bestellung abgelehnt, erhält der ursprüngliche Besteller eine Nachricht.

Dieser Workflow kann übrigens auch verwendet werden, um Freigaben vom Bedarfsträger einzuholen: So kann z. B. das Sekretariat Visitenkarten für mehrere Mitarbeiter bestellen und auf digitalem Weg deren inhaltliche Freigaben anfordern.

Die Übersicht

Ihr Einkäufer kann jederzeit sehen, wer was wann bestellt hat

Ergänzend zum Genehmigungsworkflow bietet das System den berechtigten Administratoren jederzeit einen Gesamtüberblick: Alle bisherigen Bestellungen werden übersichtlich angezeigt, inklusive Sendungsverfolgung bis zum Abliefernachweis.

Der SAP-Link

Die prinux-Lösung dient auch als Anforderungsportal für SAP-Bestellungen

Wenn in Ihrem Unternehmen über SAP bestellt wird, können Sie das prinux Portal auch als einfaches Anforderungsportal „davorschalten“.  Wer nur Visitenkarten bestellen will, muss somit keine SAP-Berechtigungen erhalten und sich nicht mit dem SAP-Bestellprozess auseinander setzen.

In diesem Fall wird die Bestellung wie oben beschrieben vorbereitet und an den zuständigen SAP-Bestellberechtigten weitergeleitet. Dieser löst dann die endgültige Bestellung aus – natürlich ohne Medienbruch und ohne Mehrfacherfassung von Daten.

Bleibt die Bestellung liegen oder wird sie abgelehnt, wird der Bedarfsträger verständigt – so gibt es keine offenen Enden.

Der Start

In wenigen Tagen steht Ihr Portal bereit – keine Kosten, kein Risiko, kein IT-Projekt

Das prinux Portal wird bereits von zahlreichen Unternehmen und Organisationen eingesetzt. Es wurde so entwickelt, dass es für jeden prinux Kunden schnell und einfach einsetzbar ist.

Daher stellt Ihnen prinux das Portal völlig kostenlos zur Verfügung: Sie bezahlen weder für -Setup, Anbindung an (Standard-)SAP-Systeme, Einrichtung Ihrer Vorlagen noch für den laufenden -Betrieb oder Support, sondern nur für die jeweils bestellten Drucksachen.

Um das prinux Portal in Ihrem Unternehmen einzuführen, müssen Sie also weder investieren noch Ihre IT-Abteilung bemühen (Ausnahme: Anbindung an Ihr SAP-System).

Unser Tipp: Starten Sie einfach einen kleinen Pilotversuch, z. B. für einen Standort oder für eine Abteilung. Schon in wenigen Tagen werden Sie selbst erleben, wie einfach und komfortabel das prinux Portal ist.

Interessiert? Dann rufen Sie uns einfach an (gebührenfrei aus Deutschland oder Österreich unter Tel. 0800 100 2280 bzw. gebührenfrei aus der Schweiz unter Tel.0800 100 228) oder fordern Sie ein unverbindliches Angebot an:

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