Was ist günstiger – vorgedrucktes Briefpapier oder der Farbdruck im Büro? Das hängt vor allem von drei Faktoren ab: Ihrem Corporate Design, Ihrem Office-Drucker und Ihrem Jahresverbrauch. Vergleichen lohnt sich auf jeden Fall. Denn die Unterschiede sind enorm, wie die folgenden Beispielrechnungen zeigen.

 

Fast jedes Unternehmen versendet Briefe oder Rechnungen, meistens mit farbigem Briefkopf und oft auch mit anderen farbigen Elementen wie Farbbalken oder gerastertem Hintergrund. Prinzipiell könnte man die Dokumente einfach komplett auf dem eigenen Farbdrucker ausgeben. Lohnt es sich da noch, ein vorgedrucktes Briefpapier anzuschaffen? Schon aus Qualitätsgründen sind Vordrucke oft die bessere Alternative – mehr dazu in diesem Beitrag. Aber wie sieht es mit den Kosten aus? Auf diese Frage gibt es keine allgemeine Antwort – aber einige Faustregeln lassen sich aufstellen:

  1. Je farbiger Ihr Briefpapier, desto schneller lohnt sich ein Vordruck. Denn offsetgedruckte Vordrucke kosten immer gleich viel, egal wie viel Farbe aufs Papier gebracht wird. Beim Digitaldruck im Büro gilt das nur, wenn man mit dem Druckerhersteller fixe Klickpreise vereinbart hat, was bei größeren Drucksystemen mit All-in-Serviceverträgen üblich ist. Bei kleinen Bürodruckern gibt es normalerweise keine fixen Seitenpreise, sondern variable Toner- oder Tintenkosten. Je höher die Farbdeckung, desto schneller ist die Kartusche leer. Und das kann dann sehr, sehr teuer werden. Mehr dazu gleich.
  2. Je größer Ihr Bürodrucker, desto geringer sind die laufenden Kosten, und damit wird auch das Mitdrucken des Firmenlogos günstiger. Bei billigen Kleingeräten kostet bekanntlich ein Farbpatronensatz fast so viel wie das ganze Gerät, während teurere Systeme im Verbrauch günstiger sind. Aber Vorsicht: Gerade die großen digitalen Druck- und Kopiersysteme arbeiten wie erwähnt oft mit Klickpreisen, sodass auch bei sehr geringem Farbanteil die Fixkosten für einen Farbdruck anfallen. Auch Unternehmen, die ihre gesamte Bürodruckerflotte von Outsourcing-Partnern bewirtschaften lassen, zahlen dafür meist einen festen Preis pro gedruckter Seite, selbst für kleine Bürosdrucker. Die untenstehende Berechnung zeigt, dass hier Kostenfallen lauern.
  3. Je höher Ihr Jahresverbrauch, desto sinnvoller sind Vordrucke. Denn im Offsetdruck sinkt der Preis pro Blatt mit steigender Bestellmenge, weil die Einrichtkosten auf eine höhere Auflage umgelegt werden. Wer statt 1.000 Blatt 10.000 Blatt bestellt, bezahlt pro Stück fast zwei Drittel weniger. Beim Selberdrucken ist der Preis pro Druck jedoch immer gleich, d. h. die Schere öffnet sich mit steigender Menge immer mehr.

Konkrete Zahlen

Faustregeln sind gut, doch konkrete Zahlen sind besser. Wir wollten es ganz genau wissen und haben anhand von drei Beispielen berechnet, wie hoch die Jahresdruckkosten mit den verschiedenen Verfahren und Stückzahlen tatsächlich sind. Dazu haben wir die Farbdeckungsgrade verschiedener Designs (Abbildung siehe unten bei den Balkengrafiken) berechnet sowie Druck-, Toner- und Tintenpreise recherchiert. Hier sind die wichtigsten Annahmen und Quellen:

  • Für den Laserdruck mit fixen Klickpreisen sind wir von Marktpreisen für mittelgroße Volumina ausgegangen, wie sie von Anbietern wie Xerox oder Konica Minolta angeboten werden. In diesem Fall 5 Cent pro Farbseite.
  • Für den Laser- und Tintenstrahldruck mit variablen Kosten haben wir den Durchschnittspreis aller gängigen Farblaserdrucker genommen, basierend auf einer Aufstellung der Website druckkosten.de, konkret  sind das derzeit 12 Cent für eine Farblaserseite und 8,6 Cent für eine Farbtintenstrahlerseite. Da die Druckkosten hier nach ISO-Norm 24712 ermittelt wurden, die eine Farbdeckung von 20 % (je 5 % der Grundfarben Cyan, Magenta, Gelb und Schwarz) annehmen, wurden die Kosten entsprechend umgerechnet: Das Briefpapier mit einfachem Logo hat nur 1,7 % Farbdeckung und verbraucht daher auch nur weniger als ein Zehntel einer Normseite. Das Design mit dem Farbbalken weist einen Gesamtfarbauftrag von 14,1 % auf und die Variante mit dem Farbverlauf sogar satte 47 %, also mehr als doppelt so wie die ISO-Testseiten.
  • Für das Büropapier wurden 0,6 Cent (Laserdruck) bzw. 1,1 Cent (Tintenstrahldruck) angesetzt, denn für einen guten Tintenstrahldruck braucht es etwas besseres Papier als für den Laser.
  • Als Preisbasis für die Vordrucke diente die aktuelle prinux-Preisliste.
  • Für den schwarzen Textdruck auf vorgedrucktes Briefpapier wurde mit einem Durchschnittswert von 1,5 Cent kalkuliert.
  • Die Menge an gedruckten A-4-Seiten pro Tag (5, 10, 20, 50 oder 100) wurde mit 200 Arbeitstagen multipliziert, um den Jahresbedarf zu ermitteln, das ergibt dann 1.000, 2.000, 4.000, 10.000 bzw. 20.000 Seiten pro Jahr.
  • Anschaffungskosten bzw. Abschreibungen von Bürodruckern sind in den Kosten noch nicht enthalten, es wurden nur die reinen Verbrauchskosten pro Seite angesetzt. Rechnet man die Farbdrucke zu Vollkosten – also inklusive Abschreibung –, rechnen sich Vordrucke noch etwas schneller.

Beispiel 1: Nur ein kleines Logo

Wird nur ein relative kleines Logo wie im abgebildeten Beispiel mitgedruckt, fällt das bei variablen Druckkosten wenig ins Gewicht. In solchen Fällen kann es also durchaus gescheit sein, auf Vordrucke zu verzichten und das Logo mit dem Bürofarbdrucker auszugeben. Die günstigste Lösung ist hier, jedenfalls bis zu einer Menge von 100 Drucken pro Tag bzw. 20.000 Drucken pro Jahr, ein Farblaserdrucker mit variablen Tonerkosten. Für 10.ooo Brief fallen Gesamtkosten von EUR 323,– an, Vordrucke mit Schwarz-weißem Eindruck liegen bei EUR 407,–. Die teuerste Variante der Farblaserdruck mit fixen Klickkosten: EUR 560,–.

Druckkosten-Brief-mit-Logo

Beispiel 2: Logo mit Farbbalken

Kommt ein weiteres farbiges Element – wie der dunkelgrüne Balken im folgenden Beispiel– ins Spiel, wendet sich das Blatt sehr rasch in Richtung Vordrucke: Denn aufgrund der höheren Farbdeckung leeren sich Tonercartridges und Tintenpatronen rapide: Hier sind Vordrucke schon ab 10 Blatt pro Arbeitstag die günstigste Lösung (EUR 119 Jahreskosten), während der Farblaser mit variabler Abrechnung am teuersten ist. Bei 20.000 Blatt pro Jahr beträgt die Differenz bereits EUR 1.367,– (EUR 767,– statt EUR 2.134,–). Farblaserprints zu fixen Klickpreisen liegen hier im Mittelfeld, kosten aber immerhin noch EUR 1.120,-.

Druckkosten-Brief-mit-Farbbalken

Beispiel 3: Farbverlauf im Hintergrund

Komplett unsinnig wird der Verzicht auf Vordrucke, wenn das Corporate Design einen Hintergrund – etwa einen farbigen Verlauf oder eine gerasterte Fläche – vorsieht. Hier würde zum einen die mangelnde Qualität der Bürodrucker besonders gut sichtbar, zum anderen explodieren die Kosten für die Alternativen regelrecht: Mit dem Bürolaserdrucker, der nicht zu fixen Seitenpreisen abgerechnet wird, würden 20.000 Seiten sage und schreibe EUR 6.087,– kosten, für Tintenpatronen und Inkjetpapier wären immer noch EUR 4.697,– fällig. Offsetgedruckte Briefbögen schlagen – inklusive der Kosten für schwarzweiße Texteindrucke im Büro – nur mit EUR 767,– zu Buche. Steigt der Jahresbedarf, wird die Differenz natürlich noch eklatanter.

Druckkosten-Brief-mit-Verlauf

Sie wollen es noch genauer wissen?

Alle genannten Zahlen sind nach bestem Wissen und Gewissen berechnet. Doch weil sehr viele Faktoren im Spiel sind – Design, Klick-, Toner- und Tintenpreise –, weichen die Werte für Ihr eigenes Briefpapier natürlich von diesen Beispielen ab. Deshalb bietet Ihnen prinux einen einzigartigen, kostenlosen Service an: Wir erstellen einen individuellen Kostenvergleich für Sie. Senden Sie einfach ein PDF Ihres Briefpapierdesigns an klaus.lerch@prinux.com. Wir berechnen die exakte Farbedeckung und senden Ihnen eine darauf angepasste Vergleichsgrafik. Wenn Sie uns auch Zahlen zu Ihrem Jahresbedarf sowie Ihre derzeitigen Kosten für den internen Farbdruck (Klickpreise bzw. Einkaufspreise und Reichweite Ihrer Tinten- und Tonercartridges) anvertrauen, können wir den Vergleich noch exakter durchführen. Alle Ihre Angaben werden selbstverständlich vertraulich behandelt und nicht an Dritte weitergegeben.

 

Sie wollen wissen, was professionell bedrucktes Briefpapier für Ihr Unternehmen kosten würde? Senden Sie uns einfach eine unverbindliche Anfrage:

 

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