Auch im kleinsten Büro steht heute ein Farbdrucker, in größeren Unternehmen sowieso. Da liegt es nahe, Geschäftsbriefe und Mailings auch farbig auszudrucken – einfach auf weißes Papier, samt Logo und anderen farbigen Elementen. Doch das Selberdrucken ist nicht immer die beste Lösung – und manchmal gar nicht möglich.
In der Praxis gibt es erstaunlich viele Gründe für professionell gedruckte Briefbögen. Faustregel: Je anspruchsvoller Ihr Corporate Design ist, desto weniger können Sie auf Vordrucke verzichten. Hier sind sechs Argumente, die Sie berücksichtigen sollten:
1. Design
Prangt auf Ihrem Briefpapier nur ein kleines Logo, ist das Mitdrucken auf dem Farbdrucker prinzipiell möglich, so wie in diesem Fall:
Doch schon wenn der Hintergrund nicht weiß, sondern z. B. mit einem Farbton unterlegt ist, sind Sie mit einem Bürodrucker am Ende. Denn diese können nur in den seltensten Fällen bis zum Rand drucken.
Was der Grafiker so entworfen hat …
… kommt dann so aufs Papier:
Das gleiche Problem entsteht auch bei kleineren Elementen, die bis zur Papierkante reichen (im Fachjargob: „(rand)abfallend“ zu drucken sind), z. B. bei einem Farbbalken:
Gewünschtes Design:
Ergebnis auf dem Officedrucker:
Sind die Ränder wirklich gewollt, ist das alles kein Problem. Aber wenn das Corporate Design randabfallende Briefbögen vorsieht, sollten die technischen Limits eines Bürodruckers wohl das letzte Argument sein, die Regeln zu ändern.
2. Farbauswahl
Eine zweite Einschränkung von Bürodruckern ist ihr Farbumfang. Sie können keine Sonderfarben drucken, wie z. B. ein leuchtendes Orange. Mehr zum Unterschied zwischen Standard-Vierfarbdruck und Sonderfarbendruck lesen Sie in unserem Beitrag Orange & Co – wenn Vierfarbdruck nicht gut genug ist.
3. Papierauswahl
Auch beim Papier sind Bürodrucker heikler als professionelle Druckmaschinen: Die Auswahl im Offsetdruck ist schier unbegrenzt, auch sehr genaue Vorschriften des Corporate Designers (der sich zum Thema Papier normalerweise viele Gedanken macht) lassen sich problemlos einhalten. Speziell die eher günstigeren Tintenstrahldrucker hingegen brauchen für gute Farbreproduktion speziell beschichtetes Papier. Zugegeben: Letztlich müssen zwar auch die Vordrucke durch den Tintenstrahler, aber wenn es nur noch um den Eindruck von schwarzen Texten geht, funktioniert das auch ohne Spezialpapier nicht schlecht. Mehr zum Thema Papierauswahl für Briefpapier
4. Druckqualität
Selbst wenn Design, Farbe und Papier prinzipiell keine Hürden darstellen, kann das Ergebnis beim Selberdrucken schlecht aussehen. Denn es gibt einen Grund, warum professionelle Druckmaschinen hundertausende oder gar Millionen Euro kosten und Bürodrucker nur einen Bruchteil davon. Das größte Problem bei Officedruckern ist die Farbkonstanz. Jeder, der schon einmal mit Farbdruckern zu tun hatte, kennt das Problem: Der erste Druck eines größeren Stapels sieht oft anders aus als der letzte, Farbflächen sind einmal sehr glatt, dann wieder wolkig oder streifig. Die Schwankungen hängen mit Umgebungsfaktoren wie Luftfeuchtigkeit, und Abnutzung der Verschleißteile im Drucker zusammen, und manchmal sind es auch ganz einfach verschiedene Druckeinstellungen am PC, die für ungewollte Farbvielfalt sorgen.
Besonders kritisch sind Farbverläufe wie dieser hier – sie lassen sich auf Digitaldruckern nur selten wirklich perfekt ausgeben:
Weitere Kriterien, an denen Sie auch als Laie gute Druckqualität erkennen, lesen Sie im Artikel Druckqualität: 5 wichtige Kriterien, der sinngemäß auch für Briefpapier gilt:
5. Druckzeit
Was im Büroalltag auch nicht zu unterschätzen ist: Der Zeitaufwand für das Drucken. Noch immer gibt es viele Laserdrucker, die schwarz-weiße Seiten viel schneller ausspucken als farbige. Und bei Tintenstrahlern dauert das Drucken farbiger Logos und Balken richtig lange, während reiner Text ruck-zuck auf dem Papier landet. Sind dann noch bedruckte Rückseiten im Spiel (z. B. mit Geschäftsfbedingungen), wird der Zeitverlust nochmals größer.
Apropos Zeit: Natürlich kostet auch das Einlegen von Briefvordrucken Zeit und Mühe. Die meisten Bürogeräte haben aber zumindest eine Papierkassette und zusätzlich einen Einzelblatteinzug, sodass man weißes und vorgedrucktes Papier gleichzeitig im Zugriff hat. Spätestens Ihr nächster Drucker sollte aber zwei oder mehr echte Papierkassetten besitzen.
6. Kosten
Und dann ist da noch der finanzielle Aspekt: Farbdrucke im Büro können ziemlich teuer kommen – deutlich teurer als professionelle Vordrucke, die dann im Büro nur schwarz-weiß bedruckt werden. Aber das ist eine Geschichte für sich. Hier finden Sie einen detaillierten Kostenvergleich zwischen Briefpapier-Vordrucken und Selberdrucken.
Sie wollen professionell gedrucktes Briefpapier, wissen aber nicht genau, welche Papierstärke ideal für Sie ist? Dann lesen Sie unseren Blogbeitrag: A4-Vordrucke: So wählen Sie das optimale Papiergewicht oder fordern Sie einfach kostenlose Muster an: