Firmen-Visitenkarten – die kann doch wirklich jede Druckerei liefern? Prinzipiell schon. Aber wer den Beschaffungsprozess nicht durchdenkt und die Lieferanten nicht sorgfältig auswählt, kann in viele Fallen tappen …

 

Falle Nr. 1: Corporate-Design-Wildwuchs

Noch immer gibt es in vielen Unternehmen mit mehreren Standorten erstaunlich große Freiheiten, wenn es um die Beschaffung von Firmen-Visitenkarten und anderen Geschäftsdrucksorten geht. Und so bestellt dann eben jedes Land oder gar jeder Standort irgendwo auf eigene Faust. Zu diesem Zweck werden oft auch Vorlagen manuell erstellt, und nicht immer wird bei dieser Gelegenheit das Corporate Design penibel eingehalten. Wildwuchs ist Tür und Tor geöffnet. Ist z. B. ein bestimmter Fall im Corporate Design nicht vorgesehen, macht die lokale Druckerei oder ein Grafiker ganz einfach einen kreativen Vorschlag …

Besser: Eine weltweit einheitliche Vorlage, die über ein Online-Tool von allen genutzt wird.

 

Falle Nr. 2: Interner Zeitaufwand

Mag der Druck der einzelnen Visitenkarten auch billig sein – darauf allein kommt es nicht an. Denn was zählt, ist der Gesamtaufwand. Und hier vergessen manche Unternehmen, auch den internen Zeitbedarf für Bedarfsmeldungen sowie für das Sammeln, Bestellen, Korrigieren, Freigeben, Abrechnen etc. zu kalkulieren. Die soeben publizierte prinux-Visitenkartenstudie ergab, dass mehr als die Hälfte aller Firmen 20 Arbeitsminuten oder mehr pro Name (!) aufwenden, um Visitenkarten zu bestellen.

Besser: Weg von Sammelbestellungen, hin zur direkten Einzelbestellung beim Spezialisten, der diese ohne Mehrkosten anbieten kann.

 

Falle Nr. 3: Billiges Papier

Papierkosten sind bei Visitenkarten naturgemäß kein großer Kostenfaktor – daher sollte man bei der Papierqualität auch niemals sparen. Lockangebote von großen Druckfabriken sind aber sehr oft mit billiger Massenware als Druckträger kalkuliert – nicht ideal für den ersten Eindruck, den die Visitenkarte beim Kontakt mit Geschäftspartnern hinterlässt.

Besser: Muster produzieren lassen, genau betrachten und betasten – und im Zweifel den einen oder anderen Euro mehr in ein hochwertiges Markenpapier investieren.

 

Falle Nr. 4: Große Farbabweichungen

Kennen Sie das? Bei einem Meeting legen drei MitarbeiterInnen ein und desselben Unternehmens ihre Visitenkarten auf den Tisch – und jede der drei Karten ist farblich erkennbar anders als die andere. Dabei kommen doch alle Karten aus gleichen Druckerei!? Diese Abweichungen können zahlreiche Ursachen haben – ein Ausflug in die Technik würde jetzt aber den Rahmen sprengen. Tatsache ist: Oft gibt es Schwankungen von Bestellung zu Bestellung oder sogar innerhalb einer Charge. Zugegeben: Ganz leichte Farbabweichungen lassen sich im Druck nie hundertprozentig ausschließen – aber auch für Laien schon aus der Ferne erkennbare Schwankungen darf es nicht geben.

Besser: Testen Sie einen Lieferanten mehrmals hintereinander (z. B. mit 3 Einzelaufträgen im Wochenabstand) und beurteilen Sie dann, wie konstant die Farben sind.

 

Falle Nr. 5: Schlechter Schnitt

Nahezu jedes Printprodukt wird erst nach dem Druck auf das Endformat zugeschnitten – mehr oder weniger exakt. Bei Flyern, Foldern oder Plakaten fällt eine Abweichung von ein oder zwei Millimetern kaum auf, bei Visitenkarten schon. So wird zum Beispiel ein Name, der eigentlich zentriert auf der Karte stehen sollte, bei schlechtem Schnitt aus der Mitte gerückt, oder ein Rahmen fällt durch ungleichmäßige Stärke bzw. Abstände von der Kante auf. Weitere Probleme beim Schneiden tauchen auf, wenn das Messer der Schneidmaschine schon ein wenig stumpf ist oder Scharten hat – dann wird die Kante rau, farbige Hintergründe erhalten am Rand weiße Artefakte.

Besser: Visitenkartenspezialisten schneiden die Karten auf eigens dafür gebauten Maschinen, um die Toleranzen niedrig und die Kantenqualität hoch zu halten.

 

Falle Nr. 6: Günstige Erstbestellung, teure Nachbestellung

Ihre Firma zieht um oder gönnt sich ein neues Corporate Design, und Sie brauchen für 500 Mitarbeiter neue Visitenkarten. Hurra, sagt da fast jede Druckerei, das können wir, und noch dazu sehr günstig. Klar, denn diese Menge wird in vergleichsweise großen Bögen hergestellt, und zumindest für das Drucken selbst ist eine 08-15-Druckerei somit gerüstet. Das Problem: Den günstigen Preis pro Karte bekommen Sie nur bei der Massenbestellung. Schon die paar Nachzügler, die Sie bei der großen Neuausstattung vergessen haben, werden empfindlich teurer sein, und ganz extrem wird es bei einer einzelnen dringenden Nachbestellung – die früher oder später sicher nötig sein wird.

Besser: Lassen Sie sich bei Neuausstattungen immer beides anbieten: die große Erstbestellung und die einzelne Nachbestellung – inklusive Expresszuschlag.

 

Falle Nr. 7: Lange Wartezeiten

Um Kosten zu sparen, warten viele Firmen, bis mehrere Mitarbeiter neue Visitenkarten brauchen, und machen dann eine Sammelbestellung. Oder sie bestellen prinzipiell in fixen Intervallen, etwa einmal pro Monat. Das führt zu Ärger bei jenen Kollegen, die eine dieser Sammelbestellungen knapp verpasst haben. Nehmen wir einmal an, Ihr Unternehmen bestellt jeweils am ersten Werktag eines Monats, und die Druckerei liefert dann jeweils Mitte des Monats. Herr Spätkomm meldet seinen Bedarf aber genau am zweiten Mai. Dumm gelaufen, denn er bekommt seine Karten dann erst Mitte Juni.

Besser: Siehe Punkt 1 – auf Sammelbestellungen verzichten und statt dessen einen Lieferanten suchen, der laufend produziert.

 

Falle Nr. 8: Begrenzte Versandoptionen

Gerade wenn Ihr Unternehmen europa- oder weltweit aktiv ist, sollte es kein Drama sein, Visitenkarten an jeden zivilisierten Punkt der Erde schicken zu lassen. Für manche Druckereien ist es aber genau das – sie haben keine Routine im internationalen Versand, keine günstigen Verträge mit den Kurierdiensten und somit auch hohe Kosten, die sie an Sie weiterverrechnen müssen.

Besser: Suchen Sie einen Visitenkarten-Lieferanten, der täglich, günstig und ganz selbstverständlich international versendet.

 

Falle Nr. 9: Schlechte Verpackung

Sind die Karten gut gedruckt, perfekt geschnitten und auf dem Weg zu Ihnen, kann eigentlich nichts mehr schief gehen, oder? Oh doch. Nämlich dann, wenn die Verpackung der langen, meist unsanften Reise nicht standhält. Paketsendungen werden x-mal umgeladen, bis sie beim Empfänger sind, und niemand arbeitet dabei mit Samthandschuhen. Beschädigte Visitenkarten sind aber nicht zu gebrauchen, selbst wenn nur eine Ecke etwas abgeknickt ist. Dünne Kartonschächtelchen sind deshalb nicht genug.

Besser: Bestehen Sie auf widerstandsfähige Visitenkartenboxen, die im Idealfall auch gleich als Aufsteller und Aufbewahrungshilfe verwendet werden können.

 

Falle Nr. 10: Investitions- oder Nebenkosten bei Online-Lösungen

Online-Anbieter für Visitenkarten gibt es etliche – da lohnt sich ein genauer Blick, nicht nur auf Kartenpreise, Bedienungsfreundlichkeit, Service- und Produktqualität, sondern auch auf Einrichte- und Wartungskosten für den Shop: Was kostet das Einrichten einer für Ihr Unternehmen maßgeschneiderten Lösung? Die Integration in das hauseigene SAP? Wie viel das Einstellen von (zusätzlichen) Vorlagen? Oder eine Änderung? Günstige Druckkosten bringen nichts, wenn Startinvestition oder Nebenkosten alle Einsparungen auffressen.

Besser: Genaue Angebote einholen und eventuelle Nebenkosten transparent auflisten lassen.

 

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