Beim Überreichen von Visitenkarten ist es wie beim Vorstellen: Für die Reihenfolge gibt es Regeln, die man kennen sollte.
Nehmen wir einmal an, Sie bekommen Besuch in Ihrem Büro und überreichen Ihrem Gast zur Begrüßung gleich Ihre Visitenkarte – noch bevor Sie dessen Karte erhalten haben. Das ist im wahrsten Sinn des Wortes zuvorkommend. Aber korrekt ist es nicht. Denn gemäß Business-Etikette ist es immer der Gast, der als erstes die Visitenkarte zückt. Warten Sie also immer ab, ob Ihr Besucher eine Karte anbietet. Tut er es nicht, gibt es eben keinen Kartentausch.
Der oder die Ranghöchste
Wenn Sie selbst der Gast sind und mehreren Gesprächspartner gegenübertreten, stellt sich die Frage: Wem geben Sie die erste Ihrer Karten? Die Antwort ist einfach: Immer der oder dem Ranghöchsten, unabhängig vom Geschlecht. Wenn Sie keine Hierarchie erkennen können, verteilen Sie die Karten einfach reihum. Auch in diesem Fall werden, jedenfalls laut den aktuellen Knigge-Ratgebern, Damen nicht bevorzugt. Wichtig ist aber, dass Sie niemanden auslassen – alle Gesprächsteilnehmer sollen genau wissen, wer Sie sind. Sie sollten also immer genügend Karten dabei haben.
Eine Ausnahme von der Rang-Regel gibt es natürlich: Wenn Sie sich am Empfang eines Unternehmens eintreffen, ist es sehr hilfreich, bereits dort die allererste Visitenkarte abzugeben. Damit machen Sie es dem Personal am Eingang leicht, Sie korrekt bei Ihrem Ansprechpartner anzumelden und, wenn nötig, einen Besucherausweis auszustellen.
Immer makellos
Ob die Karte nun für die Geschäftsführerin oder den Empfangsmitarbeiter bestimmt ist – eines sollte immer selbstverständlich sein: Nur makellose Visitenkarten verteilen! Schon der kleinste Knick wirkt schmuddelig. Verwenden Sie also ein stabiles Etui oder stecken Sie erst kurz vor Ihrem Besuch ein paar frische Karten griffbereit in die Sakkotasche.
Auch handschriftliche Korrekturen wirken ziemlich unprofessionell, sorgen Sie also bei Änderungen Ihrer Kontaktdaten rechtzeitig für neue Karten. Handschriftlich hinzufügen können Sie höchstens Informationen, mit denen Sie Ihrem Partner besonderes Vertrauen ausdrücken wollen– etwa eine private Mobilfunknummer, unter der er Sie auch außerhalb der Bürozeiten erreichen kann.