Visitenkarten müssen Qualität ausstrahlen – darüber gibt es nichts zu diskutieren. Doch teuer müssen sie deshalb noch lange nicht sein. Mit den folgenden 10 Tipps kommen Sie zu guten Visitenkarten zu vernünftigen Kosten.
Spartipp Nr. 1 – Lagerndes Papier statt Spezialbestellung
Natürlich sollte das Papier, auf das Sie Ihre Visitenkarten drucken lassen, hochwertig sein und im Charakter zu Ihrem Unternehmen passen. Aber muss es unbedingt die ganz spezielle Edelsorte sein, die sich Ihre Werbeagentur in den Kopf gesetzt hat? Lassen Sie sich statt dessen das Lagersortiment des Visitenkartenherstellers zusenden und wählen Sie das ähnlichste Material aus. Bei einer guten Visitenkartendruckerei werden Sie mit Sicherheit etwas Passendes finden, ohne dass Sie auf exzellente Qualität verzichten müssen.
Spartipp Nr. 2 – Digital(offset)druck statt Offsetdruck
Die Regel “Offsetdruck ist gut und teuer, Digitaldruck schlecht und billig” hat vielleicht in den 2000er-Jahren noch gegolten. Heute ist das nicht mehr so einfach. Für Visitenkarten gilt immer öfter: Digitaldruck ist nicht nur günstiger, sondern auch besser als Offsetdruck. Die besten Digitaldruckmaschinen verwenden heute nämlich offsetähnliche Technologien und können die Farbe sogar exakter steuern als klassische Offsetmaschinen. Das ist besonders bei Kleinauflagen mit wenigen 100 Exemplaren sehr wichtig. Die Kostenersparnis ergibt sich, weil Digitalmaschinen weder Druckplatten noch Makulatur benötigen. Günstige Offsetdruck-Karten gibt es natürlich auch – doch diese werden in der Regel auf großen Sammeldruckbögen produziert, die nicht immer eine exakte, wiederholbare Farbreproduktion gewährleisten können.
Spartipp Nr. 3 – 6- oder 7-Farben-Druck statt PANTONE und HKS
Im Vierfarbdruck (CYMK) können bekanntlich längst nicht alle Farben gut reproduziert werden. Ein leuchtendes Orange zum Beispiel wird eher stumpf, ein Blitzblau ebenso. Eine mögliche Lösung ist der Druck mit Sonderfarben, z. B. nach den Systemen PANTONE oder HKS. Das Problem dabei: Dafür muss eine Druckmaschine geputzt und mit der Sonderfarbe befüllt werden, was sich für eine paar Visitenkarten kaum lohnt bzw. extreme Mehrkosten verursacht. Die bessere Option ist der Druck mit standardisierten Zusatzfarben. Er funktioniert ähnlich wie der Vierfarbdruck, aber eben mit mehr als vier Standardfarben. So werden z. B. zusätzlich zu Cyan, Magenta, Gelb und Schwarz noch Orange, Violett und Grün verwendet, aus denen die gewünschten PANTONE-Farben direkt in der Druckmaschine zusammengesetzt werden. Der Farbumfang vergrößert sich massiv, der Druckpreis nur wenig – eben weil keine Rüstzeiten für das Umfärben von Maschinen entstehen. 6- oder 7-Farbendruck ist z. B. auf Digitalmaschinen von HP Indigo weit verbreitet, seltener im klassischen Offsetdruck. Je nach Zielfarbe gelingt das Ganze mal besser, mal weniger gut. Manchmal ist eine “echte” Sonderfarbe trotzdem unvermeidlich – dann können vielleicht Vordrucke weiterhelfen (siehe unten, Spartipp Nr. 6).
Spartipp Nr. 4 – 3D-Lack statt Prägung
Wenn das Firmenlogo auch haptisch hervorsticht, wirkt das besonders hochwertig. Bis vor einigen Jahren wurde dieser Effekt meistens durch eine Hochprägung erzielt: Dabei wird der Karton zwischen zwei dreidimensionalen Metallklischees “eingeklemmt”, wodurch das Logo auf der einen Seite vertieft und auf der anderen Seite erhaben geprägt wird. Diese Technik gibt es auch heute noch, doch sie ist sehr aufwändig: Neben den Prägeklischees, die aufwändig geätzt oder gefräst werden müssen, ist vor allem das manuelle Einrichten der Prägemaschine ein großer Kostenfaktor. Die günstigere Variante für ein im wahrsten Sinn des Wortes erhabenes Logo ist 3D-Lack, auch Relieflack genannt. Dabei wird auf das Logo – oder jedes andere gewünschte Element – eine dicke, transparente Lackschicht aufgebracht. Der haptische Effekt ist ähnlich einer Hochprägung. Einziger Nachteil: Der Relieflack ist aus technischen Gründen fast immer hochglänzend. Wer das nicht mag, muss doch zur teureren mechanischen Prägung greifen.
Spartipp Nr. 5 – Sonderformat und Eckenrundung statt Stanzung
Nicht jede Visitenkarte muss das rechteckige Standardformat (85 x 54 bzw. 85 x 55 mm) haben. Fragen Sie doch einfach mal nach Sonderformaten, z. B. dem schlanken US-Format (89 x 50 mm), quadratischen Varianten (z. B. 55 x 55 mm) oder auch nach einer oder mehreren abgerundeten Ecken. All das gibt es bei vielen Anbietern gegen vergleichsweise geringe Aufpreise. Bei den Eckenrundungen sollten Sie allerdings mit Standardradien Vorlieb nehmen, sonst muss ein Extra-Werkzeug oder sogar eine Stanzung her – und die kostet, erraten, wieder recht viel Geld.
Spartipp Nr. 6 – Vordrucke statt Einzelproduktion
Wenn Ihr Visitenkartendesign nicht auf echte Sonderfarben – z. B. Metallic- oder Leuchtfarben – und aufwändige Veredelungen verzichten kann, sollte Ihre Druckerei zumindest nicht bei jedem Produktionsdurchgang bei Null beginnen müssen. “Vordrucke” lautet hier das Zauberwort. Dabei werden alle Elemente, die auf jeder Visitenkarte gleich sind, zu Papier gebracht – z. B. das Logo mit Prägung, mit Heißfolie oder in einer ganz besonderen Farbe. Hier sind dann technisch keine Grenzen gesetzt – es können verschiedenste Druck- und Veredelungsverfahren kombiniert werden. Die Vordrucke werden in der Druckerei für Sie gelagert. Für die einzelne Visitenkarte wird dann nur noch der Text eingedruckt. So fallen teure Rüstkosten – etwa das Umfärben einer Druckmaschine oder das Einrichten einer Prägepresse – nicht jedes Mal in voller Höhe an. Sie verteilen sich auf viele einzelne Aufträge, die sich auch über mehrere Monate oder gar Jahre erstrecken können. Wichtig ist nur, dass die variablen Texte – z. B. Name, Funktion, E-Mail und Telefon – mit Standard-Farben eingedruckt werden können und nicht erst wieder in der Sonderfarbe zu drucken sind.
Spartipp Nr. 7 – Zentraler Einkauf statt lokalem Wildwuchs
Ein riesiges Sparpotential für größere Unternehmen ergibt sich durch die Zentralisierung des Einkaufs für mehrere Standorte bzw. Länder. Während es für größere Druckprojekte durchaus sinnvoll sein, kann, wenn Niederlassungen lokale Druckereien beauftragen, lohnt sich das für Visitenkarten höchstens dann, wenn Zollschranken einen Versand erschweren würden. Innerhalb der EU fallen Versandkosten für Visitenkarten aber kaum ins Gewicht, und Zölle gibt es zum Glück keine. Suchen Sie sich also einen Anbieter, der z. B. europaweit versendet. Damit schlagen Sie gleich zwei Fliegen auf einen Streich: Durch die größeren Jahresmengen erzielen Sie bessere Preise. Und was fast noch wichtiger ist: Durch eine zentrale Produktion stellen Sie flächendeckend die strikte Einhaltung Ihres Corporate Designs sicher.
Spartipp Nr. 8 – Spezialanbieter statt Generalist
Spezialisten sind zwar nicht immer die allerbilligsten, doch wer Qualität und maßgeschneiderte Lösungen sucht, findet bei ihnen meistens das beste Preis-Leistungsverhältnis. Diese Erfahrung haben Sie sicher schon bei Ihren persönlichen Einkäufen gemacht, und sie gilt auch bei der Beschaffung von Visitenkarten. Denn nur wenige Druckereien haben ihre Produktionsprozesse für diese kleinen Kärtchen optimiert. Visitenkarten-Spezialisten haben spezielle Maschinen und Prozesse und können daher oft bessere Qualität zu günstigeren Preisen anbieten als Ihre angestammte Haus- und Hofdruckerei, bei der Sie vielleicht Prospekte oder Ihren Geschäftsbericht drucken lassen.
Spartipp Nr. 9 – Online-Tool nach Maß statt Handarbeit
Noch mehr als beim Druck selbst lässt sich in der Phase davor einsparen: Mit einem guten Online-Tool lässt sich die Bestellung selbst, aber auch die Erstellung der Druckvorlage radikal vereinfachen: Vorlage auswählen, variable Daten einfügen, Druckvorschau kontrollieren, fertig! Für Firmenvisitenkarten muss das Online-Tool natürlich in der Lage sein, Ihre eigenen, CD-konformen Visitenkartendesigns bereitzustellen, die einfach und schnell personalisiert werden können. Natürlich könnten Sie auch für jede Visitenkartenbestellung mit einem Grafikprogramm ein PDF erzeugen und hochladen – doch viel Zeit gewinnen Sie damit nicht. Für größere Unternehmen sollte das Tool auch von mehreren Bestellern – oder gleich ganz in Selbstbedienung für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – nutzbar sein.
Spartipp Nr. 10 – Webbasierte Freigabe statt E-Mail-Wirrwarr
Last but not least geht in vielen Unternehmen auch sehr viel Zeit – und damit Geld – für Freigaben von Visitenkarten drauf. Auch hier kann eine webbasierte Online-Lösung, bei der die Abläufe automatisiert sind, beim Sparen helfen. Mit wenigen Mausklicks können Vorgesetzte, aber auch Human Resources- oder Marketing-Abteilungen die Visitenkarten-Bestellungen freigeben, die die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vorbereitet haben. Ein optimierter Freigabeprozess ist in vielen Firmen der größte Hebel, um Zeit und damit auch Geld bei der Visitenkartenbeschaffung zu sparen.