In 85 % der Unternehmen achten mindestens 4 Augen darauf, dass Visitenkarten korrekt bestellt werden. Nutzer guter Online-Tools können die Freigaben besonders schnell und einfach erledigen – und einige Kontrollschritte gleich ganz einsparen.

 

Ein interessantes Detail der prinux-Visitenkartenstudie betrifft die Freigabeworkflows im Bestellprozess: In 78 % der befragten Unternehmen gilt für alle Visitenkarten in irgendeiner Form das Vier-Augen-Prinzip, in weiteren 7 % der Firmen wird zumindest ein Teil der Visitenkarten genauer kontrolliert.

Visitenkartenb-Bestellung-Freigabeprozess

Und was genau wird kontrolliert? Auch darauf gibt die Studie Antworten:  82 %  werfen einen zweiten Blick auf den Inhalt der Visitenkarten – dabei kann es um Tippfehler genauso wie um Aktualität der Daten gehen. Fast drei Viertel achten auf die Jobtitel und Funktionsbezeichnungen. 60 % prüfen, ob die Layoutvorgaben eingehalten wurden, und jeweils mehr als die Hälfte stellen sicher, dass der Empfänger überhaupt Anspruch auf eigene Visitenkarten hat und dass die richtige Kostenstelle belastet wird.

Kontrollschrite

Um die obigen Zahlen zu verstehen, muss man allerdings wissen, dass  nur 29 der 100 befragten Unternehmen ihre Visitenkarten online beschaffen. Denn bei Online-Lösungen wären einige der genannten Kontrollschritte bereits überflüssig. So kann z. B. mit intelligenten Layoutregeln garantiert werden, dass Corporate Design und typografische Vorgaben in allen denkbaren Fällen eingehalten werden: Leerzeilen werden automatisch unterdrückt, Absätze an bestimmten Kanten oder Achsen ausgerichtet, Telefonnummern automatisch formatiert und vieles mehr.

Tippfehler und Titelwildwuchs? Nein, danke!

Auch bei Jobtiteln und Standortadressen lassen sich Wildwuchs bei Jobtiteln und Fehler mit Online-Tools sehr einfach vermeiden: Im System hinterlegte Textbausteine werden einfach per Drop-Downmenü aufgerufen statt jedes Mal aufs Neue eingetippt – oder überhaupt automatisch geladen, je nach User-Login. Ähnliches gilt für Berechtigungen und Kostenstellen – all das kann mit einer Web-to-print-Lösung entsprechend konfiguriert werden, sodass nachträgliche Kontrollen überflüssig werden.

Vier Augen sehen mehr als zwei – auch bei Online-Bestellung

Dennoch: Auch wenn online bestellt wird, sehen vier Augen mehr als zwei. Beim sogenannten Self-Procurement – wenn also also jeder Mitarbeiter seine eigenen Karten bestellt  –, will sich zum Beispiel oft ein Vorgesetzter oder der zentrale Einkauf die endgültige Freigabe vorbehalten. Umgekehrt ist es, wenn der Einkauf oder das Sekretariat die Karten zentral beschafft: Hier möchte man dem Empfänger der Karten in der Regel einen letzten Korrekturabzug zukommen lassen, um Fehler auszuschließen. Eine gute Online-Print-Lösung unterstützt derartige Freigabeworkflows ganz flexibel nach Kundenwunsch – und zwar ohne manuelle E-Mails mit PDFs oder gar Screenshots. Bei prinux gibt es dafür ein einfaches System: Der Freigeber erhält (zwingend oder optional) eine automatisch generierte E-Mail, klickt auf den darin enthaltenen Link und genehmigt die Karte mit einem weiteren Klick  auf “OK”. Das Ganze dauert nur wenige Sekunden. Gibt es Änderungswünsche oder Ablehnungsgründe, werden diese in die online eingetragen und mit “Ablehnen” an den Besteller übermittelt:

Freigabe-Visitenkarten

Fazit: Prüfen Sie den Prüfprozess

Einfache Freigabeprozesse sind gerade bei Drucksachen ein wesentlicher Faktor, wenn es um effiziente Beschaffung geht. Sie sparen Zeit sowie Zettelwirtschaft und sorgen für fehlerfreie Endprodukte. Wenn Sie also auf der Suche nach einer Lösung für Unternehmensvisitenkarten sind, sollten Sie sich auf jeden Fall auch die Prüfprozesse genau ansehen, bevor Sie sich entscheiden.

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