Ganz schön stressig, so ein Firmenumzug. Wer hat da schon viel Zeit, sich um neue Visitenkarten für das ganze Team zu kümmern? Niemand. Aber das ist auch nicht nötig. Mit einer Self-Service-Lösung lässt sich das Thema elegant erledigen.
Neue Adresse – neue Visitenkarten: Wenn ein Unternehmen umzieht, sollten die neuen Kärtchen rechtzeitig bei allen Mitarbeitern landen. Schließlich wirken händisch korrigierte Kontaktdaten nicht besonders professionell, und in der Regel will der neue Firmensitz ja auch stolz kommuniziert werden.
Sammelbestellungen funktionieren – in der Theorie
Die althergebrachte Methode in solchen Fällen sieht so aus: Der oder die zuständige Mitarbeiter/in trägt alle Personaldaten zusammen, um in einer großen Sammelbestellung bei der angestammten Haus- und Hofdruckerei alle Visitenkarten auf einmal zu bestellen. So eine Riesenbestellung spart ja jede Menge Geld, und alle Kollegen bekommen garantiert neue Karten.
In der Theorie ist das eine gute Idee, in der Praxis ist die Sache oft mühsam und sehr zeitaufwändig: Denn die in der Personalabteilung vorliegenden Daten spiegeln nicht immer das wider, was auf den Karten stehen soll: Funktion, Titel, Telefondurchwahl, Mobilnummer … ist das alles noch korrekt und wenn ja, sollen alle Angaben tatsächlich mitgedruckt werden? Es hilft nichts: Die einzelnen Abteilungen oder Mitarbeiter müssen selbst einen Blick auf die Daten bzw. die Korrekturabzüge werfen. Ein fröhlicher Mailverkehr oder gar das persönliche Abklappern der Büros beginnt – mitten im ohnehin schon nervigen Umzugsfieber. Irgendjemand ist dann sicher auch noch krank oder auf Urlaub, und nicht zuletzt wird die Gelegenheit gerne für hitzige Diskussionen über Jobtitel oder kleine Reorganisationen genutzt.
Schließlich wird aus der vermeintlich günstigen Sammelbestellung ein mehrtägiges oder gar mehrwöchiges Projekt. Der Umzugstermin rückt immer näher, und zum Schluss werden die Karten bestellt, obwohl noch immer ein paar Daten fehlen. Für die Nachzügler gibt es einen zweiten Durchgang oder sogar teure Einzelbestellungen.
Stressfrei mit Self-Service
Es geht aber auch anders: Ein Unternehmensumzug kann die Gelegenheit sein, das Thema Visitenkarten ein für alle Mal auf eine effiziente, zeitsparende Schiene zu setzen – mit einem Selbstbedienungsportal.
Dabei werden alle in einem Unternehmen benötigten Vorlagen online hinterlegt, und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Visitenkarten einfach per Webbrowser bestellen. Einzeln, abteilungsweise oder wie auch immer. Jeder Besteller gibt die verbindliche Druckvorschau entweder selbst frei oder leitet sie bei Bedarf elektronisch zur Freigabe weiter. Intelligente Templates sorgen dafür, dass alle Corporate-Design-Regeln eingehalten und nur erlaubte Adressen, Jobtitel usw. verwendet werden.
Internes Datensammeln und manuelle Freigabe- und Korrekturschleifen entfallen komplett, und es müssen auch nicht alle Karten auf einmal produziert werden. Die bestellten Karten werden statt dessen laufend produziert.
Klingt gut – aber ist das nicht viel teurer als eine Großbestellung? Nein. Denn dank automatisierter Prozesse werden Visitenkarten bei Spezialisten wie www.prinux.com auch einzeln so günstig hergestellt, dass Sammelbestellungen kaum einen Kostenvorteil mehr bieten.
Umzugsrabatt für große Mengen
Nur bei sehr großen Stückzahlen – z. B. mehrere hundert Sorten – lassen sich mit einer Sammelproduktion hin und wieder Einsparungen erzielen. Doch auch dafür hat prinux eine Lösung: Den Umzugsrabatt. Dabei wird für alle Bestellungen, die in den Wochen vor und nach dem Umzug bestellt werden, ein Sonderpreis vereinbart. Der Bestellkomfort bleibt immer der gleiche: Es kann jede Karte einzeln bestellt werden, und egal, ob 1, 10 oder 100 Sorten auf einmal bestellt werden, der vereinbarte Stückpreis bleibt der gleiche.
Wer die Daten trotz allem lieber intern sammelt und als Excel-Tabelle übergibt, kann dies natürlich auch bei prinux tun. Das spart Zeit bei der Dateneingabe, doch auch bei dieser Methode können die Korrekturabzüge jeeder einzelnen Karte online kontrolliert, korrigiert und freigegeben werden.
Schließlich kann prinux auch die Lieferungen bündeln, um Logistikkosten zu sparen: Ihre Mitarbeiter bestellen z. B. in den Wochen vor dem Umzug nach und nach alle Karten, und pünktlich zum Einzug in das neue Büro wird in einem Schwung geliefert.
Zieht Ihr Unternehmen demnächst um? Dann nutzen Sie die Gelegenheit, auf prinux umzusteigen. Fordern Sie ein Angebot an oder testen Sie prinux ganz einfach kostenlos.