Bevor Visitenkarten gedruckt werden, muss sie jemand setzen – oder man lässt diese Arbeit von einer guten Software automatisch erledigen. Was ist besser? Wir werfen auf einen Blick auf Vor- und Nachteile.

 

Unabhängig vom Basisdesign Ihrer Visitenkarten – das ja nur einmalig, wenn möglich von einem/einer professionellen Grafiker/in zu gestalten ist – geht es beim Satz um die einzelne Visitenkartensorte, also die personalisierte Version für einen bestimmten Namen. Für diesen Produktionsschritt gibt es zwei Optionen:

Manueller Satz: Jede Sorte „handgeschnitzt“

Dabei wird die jeweils passende Vorlage in einem Layout- oder Grafikprogramm (z. B. Adobe InDesign oder Adobe Illustrator) geöffnet, die variablen Daten wie Name, Funktion, E-Mail, Telefonnummer etc. werden manuell eingegeben oder aus einer Datenquelle (z. B. Excel-Liste) übernommen. Schließlich werden PDF-Dateien für die interne Freigabe und für den Druck abgespeichert.  (Theoretisch wäre das manuelle Setzen auch in Office-Programmen  wie Word und Powerpoint möglich, doch diese Programme sind in puncto Typografie und die Erstellung professioneller PDFs nicht ideal.)

Vorteile:

  • Typografie kann vom Fachmann/von der Fachfrau manuell angepasst werden (z. B. individueller Abgleich von Buchstabenabständen bei minderwertigen Schriftarten, sogenanntes manuelles „Unterschneiden“ bzw. „Kerning“)
  • Notwendige Layout-Anpassungen (z. B. wegen überlanger Funktionsbezeichnungen) können auf die Schnelle erledigt werden.

Nachteile:

  • Hoher Zeitaufwand bei internem Satz
  • Hoher Zeit-, Kommunikations- und Kostenaufwand bei externem Satz (Agentur, Grafikstudio, Druckerei).
  • Fehleranfällligkeit durch manuelles Übertragen von Daten
  • Gefahr unabsichtlicher oder absichtlicher, aber nicht durch das Corporate Design vorgesehener Designänderungen und damit langfristiger Wildwuchs

Automatischer Satz: Perfektion nach fixen Regeln

Beim automatischen Satz werden die Daten aus einer Datei, einem Web-Formular oder über eine Anbindung an Datenbanken (z. B. Personaldatenbank Ihres Unternehmens) in das Layout übertragen und automatisch gesetzt. Meistens erledigen diese Aufgaben Web2Print-Tools der Visitenkartenanbieter.

Damit alle denkbaren (und im Corporate Design vorgesehenen) Gestaltungsvarianten abgedeckt werden können, muss das automatische Visitenkartentool über ein ausgeklügeltes Regelsystem verfügen, das optisch und inhaltlich fehlerfreie Karten garantiert.

Für die einwandfreie Gestaltung wichtig sind z. B. automatische Funktionen für Unterschneiden, Telefonnummernformatierung, Leerzeilenunterdrückung, Anpassen von Schriftgrößen, inhaltsabhängiges Platzieren und Ausrichten von Textblöcken, Möglichkeiten zum Auswählen von Logovarianten, QR-Code-Generierung und vieles mehr.

Um inhaltliche Fehler zu vermeiden und Zeit bei der Eingabe zu sparen, sollte das Visitenkarten-Tool darüber hinaus Textbausteine für Unternehmensstandorte oder Funktionsbezeichnungen unterstützen.

Vorteile:

  • Zeit- und Kostenaufwand für Satz und Druckvorstufenerstellung entfallen komplett
  • Immer einheitliche, Corporate-Design-konforme Visitenkarten
  • Fehlerfreie Ergebnisse durch intelligente Vorlagen und Gestaltungsregeln

Nachteile:

 

  • Eventuell trotz allem erforderliche Sonderfälle müssen über zusätzliche Vorlagen oder über einen anderen Produktionsweg realisiert werden. Achten Sie daher bei der Auswahl Ihres Vistenkartenanbieters darauf, dass Vorlagenänderungen oder zusätzliche Vorlagen wenig oder – wie bei prinux – gar nichts kosten.
  • Bei minderwertigen Schriftarten kein manuelles Kerning (Unterschneiden) möglich. Dieses Problem tritt heute aber nur noch sehr selten auf, da selbst kostenlose Fonts (z. B. Google Fonts) sehr gute Unterschneidungstabellen beinhalten.