Ihr Unternehmen erhält einen neuen Namen, eine neue Struktur und/oder ein neues Corporate Design? Dann werden höchstwahrscheinlich auch alle Mitarbeiter:innen mit neuen Visitenkarten ausgestattet. prinux hat dafür besondere Angebote, die das Bestellen massiv vereinfachen – inklusive Erlkönig-Modus …
Alle Kolleg:innen mit neuen Visitenkarten versorgen – das sieht auf den ersten Blick nach einer nicht allzu komplizierten Nebensache aus. Doch schon beim zweiten Hinsehen ähnelt das Projekt eher einer Mammutaufgabe – vor allem, wenn es sich um einen Konzern mit hunderten oder tausenden Mitarbeiter:innen, mehreren Gesellschaften (Legal Entities), Marken, Standorten, Bereichen und Abteilungen handelt. Wie sieht die neue Visitenkarte aus? Welche Standards sind konzernweit zwingend, welche können variieren? Wie lässt sich das coole Design gut und trotzdem preiswert produzieren? Wie viele Sets werden ungefähr benötigt? Welche Firmen-, Abteilungs- und Jobbezeichnungen müssen drauf? Welche Schreibweisen sind erlaubt, welche nicht? Wie sehen die fremdsprachigen Versionen aus? Wer bestellt die Karten? Wer muss sie freigeben? Wohin werden sie gesendet? Wie werden die Kosten verteilt? Wie wird abgerechnet? Jede Menge Fragen, die ohne Spezialisten gar nicht so einfach zu beantworten sind.
Schönheit ist nicht alles
Schon beim Design gibt es Fallstricke: Für das neue Design wird normalerweise eine Werbeagentur oder ein Grafikstudio engagiert. Das ist auch gut so – nur achten Kreative nicht immer auf die technische Machbarkeit einer Visitenkarte. Was in einer Präsentation beeindruckend aussieht, muss auch problemlos, exakt wiederholbar und zu vernünftigen Kosten herstellbar sein. Wer hier nicht rechtzeitig echte Muster herstellen lässt, bei dem Inhalt, Farbe, Druckverfahren, Papier und Verpackung genau mit dem Endprodukt übereinstimmen, kann später seine blauen – oder wie auch immer farbigen – Wunder erleben.
Alptraum Beschaffungsprozess
Steht das Design einmal fest, geht die Arbeit erst richtig los – jedenfalls dann, wenn man keine cleveren Online-Tools einsetzt, sondern einfach mit E-Mail, Excel und PDF ans Werk geht: Schon die Datensammlung kann zum Alptraum werden: Eine Unmenge an Mails und Listen kursieren oft zu diesem Zeitpunkt im Unternehmen, werden von HR und anderen Abteilungen geprüft, korrigiert und landen schließlich bei einer Agentur oder in einer internen Abteilung, die die Daten vereinheitlicht, abgleicht, übersetzt und dann in einem Layoutprogramm die Druckdaten erstellt. Nicht selten passiert manuell oder nur teilweise automatisiert und ist daher sehr fehleranfällig. Sind die Entwürfe fertig, geht erneut ein mühsames Hin und Her los mit E-Mails und PDFs für erneute Korrekturen und Genehmigungen. Hier den Überblick zu behalten und schließlich alle Karten fehlerfrei und gleichzeitig (man will ja Druckkosten sparen!), in Druck zu schicken ist eine nervtötende bis unmögliche Angelegenheit. Unzählige Arbeitsstunden fließen so in den ganzen Prozess, sodass die reinen Druckkosten noch das geringste Problem sind.
prinux bietet genau für diese Situationen Lösungen, die sehr viel einfacher und eleganter funktionieren. Hier sind 10 Vorteile, die für die Visitenkarten-Neuasstattung über prinux sprechen:
1. Produktionsberatung im Vorfeld
Ins Design mischt sich prinux grundsätzlich nicht ein. Aber wir können es kritisch auf Umsetzbarkeit prüfen und nicht selten durch kleine Veränderungsvorschläge dafür sorgen, dass die Produktion sicherer, die Karten alltagstauglicher und die Preise günstiger werden. prinux weiß aus tausenden Beispielen, was in der Praxis gut funktioniert und was nicht und wie sich mit leistbaren Methoden tolle Spezialeffekte erzielen lassen. Ein kleines Beispiel: Wenn variable Daten (Name, E-Mail usw.) in einer digital nicht druckbaren Sonderfarbe oder einer Folienprägung vorgesehen sind, ist das zwar umsetzbar, aber teuer – vor allem bei einzelnen Nachbestellungen, weil dafür jedes Mal die Maschine umzurüsten ist. Bei fixen Elementen (z. B. Logo) kann hingegen mit Vordrucken gearbeitet werden, was sehr viel Geld spart. Aber auch so banale Fehler wie schlechte Lesbarkeit oder fehlende Informationen fallen unseren Experten sofort ins Auge. Zeigen Sie uns also möglichst früh die Entwürfe – wir beraten Sie gerne und kostenlos.
2. Grundlage für die Bedarfserhebung
Um Ihnen die Bedarfsschätzung zu vereinfachen, kann prinux sinnvolle Ausgangsdaten liefern: Wenn Ihr Unternehmen (oder eine Vorgängerin) bereits prinux-Kunde ist, können Sie eine Auswertung anfordern, die alle Daten von zuletzt für Ihre Unternehmen produzierten Visitenkarten enthält – natürlich immer nur die jeweils aktuellste Version pro Person.
So können Sie schnell abschätzen, wie viele Kartensets Sie für die Neuausstattung ungefähr benötigen werden. Falls sich am Mitarbeiter:innenpool nicht viel geändert hat und nur ein neues Design benötigt wird, können Sie auf Basis dieser Liste auch ganz einfach eine Sammelbestellung machen. Ausgehend von dieser Liste machen Sie ganz einfach Streichungen, Ergänzungen und Änderungen und schicken die neue Liste an prinux retour. Bei kleineren Projekte ist das eine besonders simpler und schnellet Weg zu neuen Visitenkarten (mehr zu den Bestelloptionen unten Punkt 5.). Und auch wenn Sie noch nicht prinux-Kunde sind, kann Ihnen prinux aufgrund von Erfahrungswerten bei der Mengen- und Kostenschätzung helfen.
3. Muster aus der echten Produktion
Vor der endgültigen Design-Entscheidung sollten Sie, wie schon erwähnt, Muster produzieren lassen, und zwar mit exakt jenen Materialien und Maschinen, die auch für die Gesamtauflage eingesetzt werden. prinux bietet Ihnen diese Bemusterungen zu Selbstkosten an – bei einfachen Ausführungen ohne Veredelung sogar kostenlos.
4. Sichere und schlaue Online-Vorlagen
Als nächsten Schritt richtet prinux für die Sie neue Visitenkarte als Online-Vorlage ein. Sie bildet Ihre Visitenkarte exakt ab und kann sehr einfach mit den Daten der einzelnen Mitarbeiter:innen personalisiert werden. Natürlich können für einen Konzern oder ein Unternehmen auch mehrere Vorlagen eingerichtet werden, doch oft ist das nicht nötig: Eine einzige Visitenkartenvorlage kann – dank Drop-Down-Menüs, Textbausteinen und automatischen Layoutregeln – oft das komplette Corporate Design eines ganzen Konzerns abdecken. Und zwar so, dass auch ein Laie bei der Eingabe keine Fehler machen kann. Einige Beispiele:
- Über ein Drop-Down-Menü können mit einem einzigen Klick Firmenname, Standort und das dazugehörige Logo ausgewählt werden.
- Das Jobtitel-Menü zeigt dann nur noch die für diesen Standort relevanten Einträge an.
- Für bestimmte Inhalte, z. B. Job-Titel, gibt es fix hinterlegte Übersetzungen
- Statt der ganzen Telefonnummer muss nur noch die korrekte Durchwahl eingegeben werden
usw.
Kurz gesagt: Die Online-Vorlage ist so clever, dass sie zwar alle nötigen Personalisierungen erlaubt, aber immer die hundertprozentige Einhaltung des Corporate Designs garantiert und unerwünschte oder falsche Eingaben verhindert.
5. Dezentrale Bestellung (Self-Procurement) und trotzdem keine Päckchenflut
Womit wir bei der nächsten Frage sind: Wer führt nun die einzelnen Bestellungen aus? Da die Vorlagen (siehe oben Punkt 4) selbsterklärend einfach sind und Fehleingaben weitestgehend ausschließen, liegt die Antwort nahe: Jede:r Mitarbeitende bestellt sich ihre oder seine Karten einfach selbst – mit der prinux-Portallösung. Sie ist gerade bei größeren Neuausstattungen der perfekte Bestellweg und nimmt dem Einkauf bzw. den Sekretariaten die meiste Arbeit ab.
Kurz gesagt funktioniert das so:
- Die einzelnen Mitarbeiter:innen loggen sich per Single Sign-on oder mit einem Einmal-Passwort ein.
- Dann geben sie die Daten ein, die auf den Visitenkarten stehen sollen. Je nach Anbindung an Ihr Unternehmen können die persönlichen Daten auch bereits automatisch aus Ihrer HR-Datenbank übernommen werden, dann entfällt sogar die Dateneingabe.
- In jedem Fall kann der/die Besteller:in aber die exakte Druckvorschau kontrollieren und die Lieferadresse bestimmen.
Durch diese Selbstbedienungslösung entstehen natürlich zahlreiche Einzelbestellungen – doch keine Angst: Weder teure Einzelproduktionen noch Berge von Einzelsendungen noch Massen von Einzelrechnungen sind zu befürchten. prinux fasst die Aufträge für die Produktion zusammen, konsolidiert Sendungen an gleiche Adressen und erstellt übersichtliche Sammelrechnungen. Produziert und versendet wird in vorher vereinbarten Abständen – z. B. wöchentlich – oder auch alles zusammen an einem fixen Endtermin.
Zusammengefasst: Das Portal wird einmal eingerichtet, entfällt die Koordination von zahllosen Einzelbestellungen komplett. Die Bestellungen erfolgen dezentral und über einen größeren Zeitraum, während Produktion und Versand optimiert und zentral passieren.
6. Zentrale oder abteilungsweise Bestellung für Kolleg:innen
Falls Selbstbedienung für Ihr Unternehmen doch nicht die passende Lösung ist, können Sie natürlich auch zentral oder abteilungsweise bestellen. Dafür legen wir für Sie beliebig viele fixe Accounts an, über die für eine oder mehrere Personen bestellt werden kann. Die Dateneingabe kann dann einzeln im Webbrowser oder über den Upload von Excel-Listen erfolgen. Mehr dazu finden Sie hier.
7. Freigabe für komfortable Kontrolle
Ob dezentrale, zentrale oder abteilungsweise Bestellung: Für alle Varianten kann ein effizienter Freigabeprozess konfiguriert werden, sodass z. B. der Einkauf, Vorgesetzte oder die HR-Abteilung immer unter Kontrolle haben, welche Karten bestellt wurden und schließlich in Druck gehen.
8. Übersichtliche Abrechnung
Abgerechnet wird ganz nach Ihren Vorgaben: Theoretisch wären auch Einzelrechnungen pro Bestellung möglich, doch bei Neuausstattungen sind Sammelrechnungen (pro Legal Entity, pro Standort, pro Kostenstelle usw.) die beste Lösung. Verpflichtende Kostenstelleneingabe mit definierbarer Validierung und fix hinterlegbare Rechnungsadressen sorgen dafür, dass auch bei dezentraler Bestellung immer korrekt abgerechnet wird.
9. Mengenrabatt für Neuausstattungen
Und ja – die Frage liegt wohl in der Luft: Gibt es bei prinux auch Mengenrabatte? Ja. Wir machen Ihnen einen guten Preis für Ihre Neuausstattung – und auch für die folgenden einzelnen Nachbestellungen. Fragen Sie einfach unverbindlich an unter info@prinux.com
10. Blitzschnelle Nachbestellungen
Ist die Neuausstattung über die Bühne gegangen, stellt sich schon bald die Frage nach Nachbestellungen. Dann zeigt sich ein weiterer Vorteil der prinux-Lösungen: Alle Visitenkarten bleiben zur Nachbestellung mit wenigen Mausklicks verfügbar – mit oder ohne Änderungen und egal, aus welcher Quelle die Daten gekommen sind (Selbstbedienung, Einzelbestellung, Excel-Upload usw.). Selbst wenn sich das Design inzwischen wieder geändert haben sollte – die vorhandenen Daten werden übernommen und Karten automatisch im neuen Look dargestellt.
Fun-Fetaure: Der Erlkönig-Modus für (noch) geheime Redesigns/Rebrandings
Und noch eine Möglichkeit bietet das prinux Bestellportal: Den Erlkönig-Modus. Er ist gedacht für Rebrandings oder Redesigns, die noch niemand zu Gesicht bekommen darf, obwohl schon Visitenkarten bestellt werden dürfen – z. B. wenn Sie schon am Tag der Präsentation alle Mitarbeitenden mit brandneuen Visitenkarten überraschen wollen. Für solche Fälle hinterlegt prinux für Sie ein verfremdetes/reduziertes Design und tauscht es vor der Produktion im Hintergrund, ohne dass es der/die Besteller:in mitbekommt, durch das echte Corporate Design aus.